Cos’è un concierge virtuale per un appartamento?

Un servizio digitale che dà all’ospite di un affitto breve le risposte e i consigli che un concierge d’albergo darebbe di persona: istruzioni per l’arrivo, come funziona la casa, suggerimenti locali e aiuto con le prenotazioni, a qualsiasi ora e senza che ci sia nessuno sul posto.

L’ospite deve scaricare un’app?

Non dovrebbe. Chi si ferma tre notti non installa nulla, e chiederglielo è il punto in cui la maggior parte delle app per affitti brevi perde il suo pubblico. Un link che si apre nel browser del telefono viene usato; un download no.

Sostituisce il contatto diretto con l’ospite?

No, e non dovrebbe provarci. Toglie le domande ripetitive, così i messaggi che ti arrivano sono quelli che hanno davvero bisogno di te: un elettrodomestico rotto, un arrivo in ritardo, un problema vero. Chi vuole scriverti può continuare a farlo.

È diverso da quello che usano gli hotel?

L’idea è la stessa, l’accento no. Gli strumenti per hotel nascono per togliere lavoro a una reception. Quelli per affitti brevi devono dare per scontato che il banco non ci sia, che forse non incontrerai mai l’ospite e che una sola persona copre più indirizzi insieme.

Concierge virtuale per appartamenti e affitti brevi

Un concierge virtuale per appartamenti è ciò che risponde agli ospiti quando in casa non c’è nessuno. In hotel il concierge è una persona dietro a un banco; in un appartamento il banco non esiste, quindi lo stesso lavoro — istruzioni per entrare, come funziona il riscaldamento, dove mangiare, come arrivare in aeroporto — ricade su chi ha il telefono in mano. Un concierge virtuale mette quelle risposte a disposizione dell’ospite, nella sua lingua e nell’ora in cui chiede davvero.

Quasi tutto ciò che si scrive sulla tecnologia per gli ospiti è pensato per gli hotel e dà per scontata una reception. Chi gestisce appartamenti e affitti brevi offre la stessa esperienza senza: con indirizzi sparsi, spesso in città diverse e quasi sempre da un telefono personale. Questo cambia quali problemi contano e quali strumenti valgono la spesa.

Un ospite con la valigia che legge sul telefono le istruzioni per entrare nell’appartamento, di sera davanti al portone

Cosa chiede l’ospite quando non c’è una reception

Le domande si ripetono moltissimo e arrivano quasi tutte via messaggio a un’ora scomoda. Negli affitti brevi questo piccolo gruppo concentra la maggior parte dei contatti:

Come entro e qual è il codice della porta o della cassetta delle chiavi?
Qual è il nome del wifi e la password?
Come funziona il riscaldamento, il condizionatore o il piano a induzione?
Dove parcheggio e dove si butta la spazzatura?
Dove mangiamo stasera e come arriviamo in aeroporto?

Check-in autonomo e il momento dell’arrivo

L’arrivo è il punto più fragile di un appartamento. L’ospite raggiunge un indirizzo che non conosce, spesso tardi, a volte dopo un volo in ritardo, e non c’è nessuno a cui chiedere. Un foglio stampato sul tavolo della cucina non aiuta chi è fuori davanti a una porta chiusa, e una chat WhatsApp di tre settimane fa è difficile da ritrovare sul telefono all’una di notte.

Il check-in autonomo funziona quando le istruzioni stanno dove l’ospite può raggiungerle dalla strada, nella lingua in cui ha prenotato e con foto che rendano ovvio un portone poco chiaro. Se l’arrivo fila liscio, con lui sparisce una fetta consistente dei tuoi messaggi.

Consigli senza scrivere una guida per ogni appartamento

Quasi tutti prima o poi scrivono una guida locale, e quasi tutte invecchiano nel giro di un anno: i ristoranti chiudono, gli orari cambiano e nessuno torna a modificare un PDF. Intanto l’ospite vuole una risposta tarata su dove si trova adesso e sul tempo che ha.

Una selezione curata e ordinata per distanza, tenuta in un unico catalogo, risolve la cosa una volta per tutte le strutture invece che una volta per appartamento. Un ospite in un monolocale in centro e uno in un appartamento sul mare fanno la stessa domanda e dovrebbero ricevere risposte diverse.

Da un appartamento a cento

Con uno o due appartamenti, rispondere di persona è il lavoro ed è gestibile. Intorno ai cinque o dieci le stesse domande iniziano ad arrivare in parallelo da indirizzi diversi, e il costo smette di essere tempo e diventa qualità: le risposte si fanno più lente, più brevi e meno utili. Le recensioni seguono.

Su numeri più alti la domanda cambia ancora. Chi gestisce decine di unità deve mantenere una sola volta ciò che è comune e tenere separato ciò che è specifico — codice, piano, le stranezze di quella caldaia — così aggiornare il percorso per l’aeroporto non significa modificare sessanta documenti.

Domande frequenti

Cos’è un concierge virtuale per un appartamento?: Un servizio digitale che dà all’ospite di un affitto breve le risposte e i consigli che un concierge d’albergo darebbe di persona: istruzioni per l’arrivo, come funziona la casa, suggerimenti locali e aiuto con le prenotazioni, a qualsiasi ora e senza che ci sia nessuno sul posto.
L’ospite deve scaricare un’app?: Non dovrebbe. Chi si ferma tre notti non installa nulla, e chiederglielo è il punto in cui la maggior parte delle app per affitti brevi perde il suo pubblico. Un link che si apre nel browser del telefono viene usato; un download no.
Sostituisce il contatto diretto con l’ospite?: No, e non dovrebbe provarci. Toglie le domande ripetitive, così i messaggi che ti arrivano sono quelli che hanno davvero bisogno di te: un elettrodomestico rotto, un arrivo in ritardo, un problema vero. Chi vuole scriverti può continuare a farlo.
È diverso da quello che usano gli hotel?: L’idea è la stessa, l’accento no. Gli strumenti per hotel nascono per togliere lavoro a una reception. Quelli per affitti brevi devono dare per scontato che il banco non ci sia, che forse non incontrerai mai l’ospite e che una sola persona copre più indirizzi insieme.